必要な時に必要なファイルにスピーディーにアクセスでき、業務効率が上がるようには、フォルダによるファイル管理が重要です。この記事では、Nottaでフォルダを作成・移動・削除・復元する方法とフォルダ権限についてご紹介します。
目次
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フォルダの作成
※ファイル（ノート）の作成についてはこちらをご参照ください。
１、左サイドバーの「すべてのノート」→「＋」→「新しいフォルダ」をクリックします。
若しくは、「すべてのノート」をクリックして右側の「＋新しいフォルダ」をクリックします。
また、フォルダ内にサブフォルダを作成することもできます。
２、フォルダ名を入力し、メンバーまたはグループを招待して「作成」をクリックします。
３、フォルダ名またはファイル名を変更したい場合、編集したいフォルダ（ファイル）にカーソルを移動し、「🖋」アイコンをクリックします。新しいフォルダ名（ファイル名）を入力して「保存」をクリックします。
ご注意事項（ビジネス版の場合）：
- 作成されたフォルダ・ノートのアクセス権限はデフォルトで親フォルダの権限を継承します。
- 「最近のノート」画面で作成されたノートは、デフォルトで作成者のみアクセスできるように設定されています。他のメンバーと共有したい場合は作成後にアクセス権限設定を変更するか、ノートを保存したいフォルダ内でノートを作成してください。
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フォルダ・ファイルの移動
１、移動したいフォルダ・ファイルのタイトルの横に☑️を入れて、「フォルダに移動」をクリックします。
２、ポップアップされた画面に移動先を選択して、「移動」をクリックします。
ご注意事項（ビジネス版の場合）：
- フォルダ・ファイルを移動するには、当該フォルダ・ファイルに「編集可能」または「フルアクセス」権限を持つことが必要です。例えば、フォルダ「営業部」に「フルアクセス」、フォルダ「人事部」に「編集可能」権限を持った場合、「営業部」のファイルを「人事部」に移動することができます。移動後、ファイルの元の権限設定は無効になり、移動先フォルダの権限設定を継承します。
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フォルダ・ファイルの削除
１、削除したいフォルダ・ファイルの横にある「その他」をクリックし、若しくはタイトルの前に☑️を入れて「ゴミ箱に入れる」をクリックすると、当該フォルダ・ファイルはゴミ箱に移動されます。
２、フォルダ・ファイルを完全に削除したい場合は、「ゴミ箱」で当該フォルダ・ファイルの右側にある「その他」をクリックし、「完全に削除」をクリックします。
３、確認画面が表示されます。「完全に削除」をクリックするとフォルダ・ファイルが完全削除されます。
ご注意事項（ビジネス版の場合）：
- フォルダ・ファイルを削除するには、当該フォルダ・ファイルに「編集可能」または「フルアクセス」権限を持つことが必要です。
- データの完全削除は、ワークスペースのオーナーとアドミンに限って操作できます。
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フォルダ・ファイルの復元
１、ゴミ箱画面で復元したいフォルダ・ファイルの右側にある「…」をクリックし、「復元」をクリックします。
２、「データを復元」というポップアップ画面が表示されると、復元先のフォルダを選択して「復元」をクリックします。
ご注意事項（ビジネス版の場合）：
- フォルダ・ファイルをゴミ箱から復元するには、当該フォルダ・ファイルに「編集可能」または「フルアクセス」権限を持つことが必要です。
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アクセス権限設定
ビジネス版では、アクセス権限を設定することで便利かつ安全なデータ管理が実現できます。
１、アクセス権限を設定したいノートまたはフォルダにカーソルを移動し、[共有] アイコンをクリックします。もしくは、フォルダ内で右上の「共有」アイコンをクリックします。
２、対象メンバーまたはグループを選択し、付与する権限を選択して「招待」をクリックすると設定が完了します。
３、アクセス権を変更したい場合は、対象メンバー・グループの横にある権限表示をクリックし、新しい権限を選択すると変更が完了します。
ご注意：
アクセス権限の変更は、現在選択中のデータにのみ有効となります。親・子データは権限変更の影響を受けません。そのため、ユーザー単位でアクセス権限を変更すると、操作に手間がかかる可能性がありますので、事前にメンバーグループを設定することをおすすめします。
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おすすめの使い方
階層フォルダの作り方
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年度別にフォルダを作る
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取引先ごとにフォルダを作る
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業務の流れに沿ってフォルダを作る
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社内・社外別にフォルダを作る
フォルダ名のつけ方
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フォルダ名はシンプルに
フォルダ名はなるべくシンプルかつ分かりやすいものにしましょう。
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フォルダ名の先頭に数字を入れる
業務フローの進行順にフォルダに連番をつけることで、ソートが便利になり、フォルダやファイルを探しやすくなります。また、お気に入りのフォルダを一番上に表示したい場合、タイトル「A→Z」を選択し、頭文字を「00」に設定すると、表示順の1番目になります。
フォルダの階層数
フォルダの階層には３階層構造がおすすめです（Nottaは最大8階層対応）。なぜかと言うと、「4回クリック」が最もストレスなくデータを探せる構造だからです。これ以上クリック回数が増えれば、作業が煩わしくなるでしょう。とはいえ、階層を浅く設定すると、同じレベルのフォルダの数が多くなってしまい、結果的に探しにくくなります。
既存ファイルの整理
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データを新しいフォルダに移動
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例：新しいフォルダ「マーケティング部」を作成し、既存のデータを「マーケティング部」に移動します。
- 「マーケティング部」のアクセス権限を設定します。
- 既存データが「マーケティング部」に移動されると、「マーケティング部」の権限を継承します。
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例：新しいフォルダ「マーケティング部」を作成し、既存のデータを「マーケティング部」に移動します。
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データを既存のフォルダに移動
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例：「営業部」というフォルダがすでに存在し、アクセス権限も設定されています。
- 移動後、移動されたデータは「営業部」の権限を継承するので、あらかじめ権限について確認することをおすすめします。
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例：「営業部」というフォルダがすでに存在し、アクセス権限も設定されています。