フォルダの基本知識

必要な時に必要なファイルにスピーディーにアクセスでき、業務効率が上がるようには、フォルダによるファイル管理が重要です。この記事では、Nottaでフォルダを作成・移動・削除・復元する方法とフォルダ権限についてご紹介します。

フォルダを管理する

Nottaでは、フォルダの作成からデータの移動まで、文字起こしデータをスムーズに整理できる管理機能を提供しています。ここでは、フォルダの作成方法、フォルダやファイルの移動方法、そして 文字起こしデータの移動 をまとめて紹介します。

フォルダの作成・管理

フォルダを削除・復元する

不要になった文字起こしデータやフォルダは、簡単な操作で削除できます。ここでは、個別削除からフォルダごとの削除方法まで、削除に関する基本的な手順を紹介します。

データの削除・復元

フォルダ権限を設定する

ビジネス版では、アクセス権限を設定することで便利かつ安全なデータ管理が実現できます。

フォルダにアクセス権を設定する

⭐️おすすめの使い方⭐️

階層フォルダの作り方

• 年度別にフォルダを作る

  

• 取引先ごとにフォルダを作る

  

• 業務の流れに沿ってフォルダを作る

  

• 社内・社外別にフォルダを作る

  

フォルダの階層数

フォルダの階層には３階層構造がおすすめです（Nottaは最大8階層対応）。なぜかと言うと、「4回クリック」が最もストレスなくデータを探せる構造だからです。これ以上クリック回数が増えれば、作業が煩わしくなるでしょう。とはいえ、階層を浅く設定すると、同じレベルのフォルダの数が多くなってしまい、結果的に探しにくくなります。

フォルダ名のつけ方

• フォルダ名はシンプルに

フォルダ名はなるべくシンプルかつ分かりやすいものにしましょう。

• フォルダ名の先頭に数字を入れる

業務フローの進行順にフォルダに連番をつけることで、ソートが便利になり、フォルダやファイルを探しやすくなります。また、お気に入りのフォルダを一番上に表示したい場合、タイトル「A→Z」を選択し、頭文字を「00」に設定すると、表示順の1番目になります。

既存ファイルの整理

• データを新しいフォルダに移動

  • 例：新しいフォルダ「マーケティング部」を作成し、既存のデータを「マーケティング部」に移動します。
    • 「マーケティング部」のアクセス権限を設定します。
    • 既存データが「マーケティング部」に移動されると、「マーケティング部」の権限を継承します。

• データを既存のフォルダに移動
  • 例：「営業部」というフォルダがすでに存在し、アクセス権限も設定されています。
    • 移動後、移動されたデータは「営業部」の権限を継承するので、あらかじめ権限について確認することをおすすめします。