Organization (組織) の管理と運用ガイド

本ガイドでは、NottaにおけるOrganization（組織）の管理方法を解説します。組織の作成や管理、ワークスペースの運用、ドメイン認証、役割・権限設定などを網羅しており、管理者が効率的かつ安全に組織を運用できるようになります。

この機能を使用するための前提条件
プラン：エンタープライズプランでのみ利用できます
ロール：オーナーのみ設定可能
プラットフォーム：Notta Web版

1. Organization (組織) 機能について

Organization（組織）機能は、複数のNottaワークスペースを単一の集中管理ダッシュボードから管理する必要がある企業管理者向けに設計されています。

主な利点：

• 一元管理：企業のすべてのワークスペース、メンバー、セキュリティ設定を一つの場所で監督します。
• 厳格なデータ分離：組織内の各ワークスペースは安全なコンテナとして機能します。データは物理的に分離されており、あるワークスペースのメンバーは、明示的に招待されない限り、他のワークスペースの情報にアクセスすることはできません。
• 権限の分離：組織のオーナーは、構造（どのワークスペースが含まれるか、ドメイン設定など）に対する管理権限を持ちますが、特定のワークスペースのメンバーでない限り、そのワークスペース内の実際のノートや録音にアクセスすることはできません。

2. 利用開始：Organizationの作成

Organization機能はエンタープライズプラン限定でご利用いただけます。Organizationの作成プロセスは以下のようなイメージです：

1. 貴社のサービス導入を担当するNotta営業担当者が、対象のエンタープライズワークスペースでOrganization機能を有効化します。
2. そのワークスペースのオーナーが自動的に組織のオーナーとなり、Organization管理ダッシュボードへのアクセス権を取得します。

3. Organizationの管理 (組織オーナー向け)

3.1 一般設定

• 組織名の編集：組織の表示名を変更できます。最大文字数は50文字です。
• 所有権の移管：現在の組織オーナーのみがこの操作を実行できます。所有権を組織内の別のメンバーに移管することができます。セキュリティのため、この操作を確定するにはパスワードの再入力が求められます。元のオーナーは組織レベルの権限を失います。
• 組織の解散：これは恒久的で元に戻せない操作です。組織を解散すると：
  • Organization自体が削除されます。
  • これまでその管理下にあったすべてのワークスペースは、独立したスタンドアロンのワークスペースになります。
  • このプロセスでは、ワークスペース内のデータが削除されることは一切ありません。操作を確定するために、組織名を手動で入力する必要があります。

3.2 ワークスペース管理

• ワークスペース一覧の表示：組織内のすべてのワークスペースの完全なリストを表示します。作成日、メンバー数、録音数などの情報が含まれます。
• 既存ワークスペースの招待：他の既存のエンタープライズワークスペースを組織の管理下に置くことができます。
  • 招待は、固有のワークスペースIDを使用して行います。
  • 招待メールがそのワークスペースのオーナーに送信されます。
  • ワークスペースのオーナーが招待を承認すると、プロセスが完了します。承認後、そのワークスペースは組織の一部となります。

  ご注意：招待できるのは他のエンタープライズワークスペースのみです。

• ワークスペースの解除：組織オーナーのみがワークスペースを組織から解除できます。
  • これはリスクの高い操作であり、ワークスペースオーナーのメールアドレスやご自身のパスワードの入力など、複数の確認ステップが必要です。
  • ワークスペースが解除されると、独立したスタンドアロンのワークスペースに戻ります。
  • データとメンバーはそのまま維持されますが、組織の管理対象ではなくなります。

3.3 ドメイン認証

ドメイン認証は、SSOなどの機能の前提条件として、企業のドメイン所有権を証明するために必要です。最大100個のドメインを追加できます。

認証プロセス：

1. 設定画面でドメイン（例：your-company.com）を追加します。
2. NottaがユニークなTXTレコード（コード）を提供します。
3. このTXTレコードを、ご自身のドメインのDNS設定に追加します。
4. Nottaに戻り、認証プロセスを開始します。

認証ステータス：

• 🔄 認証中：システムがDNSレコードを確認しています。DNSの変更が全世界に反映されるまで最大48時間かかることがあります。
• ✅ 認証済み：ドメインの所有権が正常に確認されました。
• ❌ 認証失敗：プロセスが失敗しました。原因としては、TXTレコードの誤り、DNSの伝播遅延、またはドメインがNotta上の別の組織によって既に認証済みであることなどが考えられます。ダッシュボードから認証を再試行できます。

4. サブスクリプションと有効期限

各ワークスペースのサブスクリプションは個別に管理されます。ワークスペースのエンタープライズサブスクリプションが失効した場合：

1. 事前警告：組織オーナーとワークスペースオーナーは、有効期限が切れる30日前、15日前、7日前にリマインダーメールを受け取ります。
2. 凍結状態（猶予期間）：有効期限が切れると、ワークスペースは30日間の「凍結」状態に入ります。
   • この期間中、そのワークスペースの全メンバーはログインしたり、データにアクセスしたりすることができなくなります。
   • 組織オーナーはワークスペースのステータスを確認できますが、管理はできません。
3. 完全な削除：30日間の猶予期間内にサブスクリプションが更新されない場合、そのワークスペースと全てのデータは完全に削除されます。

5. 役割と権限