Nottaにおける作業を自動化することにより、時間と労力の節約が可能となり、一層の業務効率化が図られます。この記事では、Nottaでワークフローを自動化する方法をご紹介します。
この機能を使用するための前提条件
プラン：ビジネスプラン と エンタープライズプラン で利用可能
ロール：「個人ルール」は全てのロールで利用可能
「ワークスペースルール」はエンタープライズのオーナーのみ利用可能
プラットフォーム：Notta Web版
🎯 自動化ルールとは？
自動化ルールとは、特定の条件が満たされた際に、あらかじめ設定した処理を自動的に実行する仕組みです。この仕組みは、トリガー（開始条件）とアクション（実行する処理）を組み合わせた一連の流れ（ワークフロー）として構成されます。トリガーとして指定した条件に合致する出来事が起こると、自動化ルールが自動的に実行され、設定されたアクションが順番に処理されます。
例えば、会議終了時に、「定例会議」テンプレートを用いてAI要約を自動生成し、その要約をSlackチャンネルに自動共有する、といった自動化ルールを作成することができます。これにより、会議の参加者は迅速に議事録を入手でき、情報共有の効率化を図ることが可能です。
現在、自動化ルールには「個人向け」と「ワークスペース全体向け」の2種類があります。
| ルール種別 | 個人ルール | ワークスペースルール |
|---|---|---|
| 作成権限 | 各メンバー | オーナーのみ |
| 適用範囲 | 自身が「フルアクセス」権限を持つノート、または「編集＆ダウンロード可能」以上の権限を持つフォルダ | ワークスペース内のすべてのノート／フォルダ |
✏️ 自動化ルールを作成する
自動化ルールは、トリガー（条件）とアクションで構成されます。利用できるアクションは共通ですが、トリガー条件はルール種別によって異なります。以下の一覧をご確認ください。
| ルール種別 | 個人ルール（全メンバー） | ワークスペースルール（オーナーのみ） |
|---|---|---|
| 条件 |
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| アクション |
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個人ルールを作成する
ビジネスプランおよびエンタープライズプランのワークスペースでは、全てのメンバーが各自の「個人ルール」を作成・利用できます。本ルールは、対象のノートまたはフォルダに対して必要な権限を持っている場合にのみ適用されます。
- Notta Web版の左メニュー下部にある「自動化」をクリックします。
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「自動化ルールを作成」をクリックします。
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自動化ルールの名称を設定します。
- エンタープライズのオーナーアカウントの場合、「ワークスペース」と「個人ルール」の2つの選択肢が表示されます。名称を設定する前に、あらかじめ「個人ルール」を選択してください。
-
トリガー（条件）を設定します。個人ルールでは、選択したメイン条件に応じて設定可能なサブ条件が異なります。選択したメイン条件とサブ条件の両方を満たした場合にのみ、自動化ルールが実行されます。
メイン条件 文字起こしが完了 フォルダ内の新しいノート サブ条件 必須 「自分のアクセス権」が、ノートの作成者またはフルアクセス権限であること 該当の指定フォルダ (※2) 任意 ノート名に指定したキーワードが含まれている場合 (※1) - ※1：「自分のアクセス権」の設定項目下にある「＋条件を追加」をクリックすると、ノート名のキーワード条件を追加できます。
※2：個人ルールで「フォルダ内の新しいノート」をトリガーとして使用する場合は、ご自身が「フルアクセス」または「編集＆ダウンロード可能」権限を持つフォルダのみ選択できます。指定フォルダ内で新規作成されたノートは、文字起こし完了時に自動化ルールが実行されます。また、既存のノートを指定フォルダへ移動した場合も、同様に自動化ルールが実行されます。
-
最初のアクションを設定します。現時点で設定できるのは「AI要約の自動生成」のみのため、ご希望のAIテンプレートを選択してください。
- 「AI要約をノートに表示」はデフォルトでオン（ノート詳細画面のAI要約エリアに表示）になっています。オフにする場合は、AI要約の保存先を最低1つ確保するため、必ず後続のステップで他社サービスへの連携アクションを追加してください。
- 必要に応じて、後続のアクションを設定します。「アクションを追加」をクリックすると、2番目以降のアクションを追加できます。
- 画面右下の「自動化ルールを作成」をクリックし、「保存のみ」または「保存して有効化」を選択してルールを保存します。
ワークスペースルールを作成する
「ワークスペースルール」は、ノートの所有者や共有状態に関わらず、ワークスペース内で作成されるすべてのノートに一括で適用される自動化ルールです。本ルールの作成および管理は、エンタープライズプランのオーナーのみが行えます。
- エンタープライズのオーナーアカウントでNotta Web版にログインし、左メニュー下部にある「自動化」をクリックします。
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「自動化ルールを作成」をクリックします。
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自動化ルールの名称を設定します。
- 「ワークスペース」と「個人ルール」の2つの選択肢が表示されます。名称を設定する前に、あらかじめ「ワークスペース」が選択されていることをご確認ください。
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トリガー（条件）を設定します。ワークスペースルールでは、2種類のトリガー条件から1つを選択できます。
条件 文字起こしが完了 (※1) フォルダ内の新しいノート (※2) ※1：ノートの作成者を問わず、ワークスペース内のすべてのノートを対象として、文字起こしの処理完了時に自動実行されます。
※2：ワークスペースルールで「フォルダ内の新しいノート」をトリガーに設定した場合、保存先（フォルダ内／フォルダ外）を問わず、新規作成されたノートの文字起こしが完了した時点で自動化が実行されます。また、すでに文字起こしが完了しているノートを任意のフォルダへ移動した場合にも、同様に自動化ルールが実行されます。
-
最初のアクションを設定します。現時点で設定できるのは「AI要約の自動生成」のみのため、ご希望のAIテンプレートを選択してください。
- 「AI要約をノートに表示」はデフォルトでオン（ノート詳細画面のAI要約エリアに表示）になっています。オフにする場合は、AI要約の保存先を最低1つ確保するため、必ず後続のステップで他社サービスへの連携アクションを追加してください。
- 必要に応じて、後続のアクションを設定します。「アクションを追加」をクリックすると、2番目以降のアクションを追加できます。
- 画面右下の「自動化ルールを作成」をクリックし、「保存のみ」または「保存して有効化」を選択してルールを保存します。
補足：新規ワークスペースルールを保存して有効化すると、自動的に全メンバーへメール通知が送信されます。このメールは、ルール適用の開始をメンバーに周知し、AI要約の重複を防ぐために各自の「個人ルール」の設定状況の確認を促すものです。
⚙️ 自動化ルールを管理する
作成した自動化ルールは、変更や削除などの管理が可能です。個人ルールは作成者本人のみに表示・管理権限があり、ワークスペースルールは全メンバーの画面に表示されますが、管理できるのはオーナーのみとなります。
自動化ルールを有効化・無効化する
自動化の設定画面で、「操作」列にあるトグルをオン・オフにすることで、各自動化ルールの有効・無効を切り替えることができます。
補足：ワークスペースルールを有効化するたびに、すべてのメンバーへメール通知が送信されます。
自動化ルールの名称を変更する
- 対象自動化ルールの横にある「＞」をクリックします。
-
鉛筆アイコンをクリックし、名称を変更します。変更完了後、「保存」をクリックします。
トリガー・アクションを変更する
- 対象自動化ルールの横にある「＞」をクリックします。
- トリガーまたはアクションを変更してから、「保存」をクリックします。
自動化ルールを削除する
- 対象自動化ルールの横にある「＞」をクリックします。
-
「削除」→「削除を実行」をクリックします。
🧩 Zapierを使ってNottaを他のアプリと連携する
Zapier は、さまざまな Web アプリを連携させて作業フローを自動化できる便利なツールです。Zapierとの連携により、自動化の範囲をさらに広げ、業務効率を高めることができます。Zapierとの連携手順は以下のとおりです。
- Notta Web版の左下にある「連携とアプリ」をクリックします。
- Zapierの下にある「連携する」をクリックします。
- ZapierでZapを作成し、Nottaを他のアプリケーションと連携します。Zapの詳しい作成方法については、Zapier公式ガイドをご参照ください。
💬 よくある質問
いいえ、管理できません。個人ルールは、作成者本人（各メンバー）のみが確認・管理できる仕様となっています。
はい。自動化ルールによってAI要約が生成された場合も、通常のAI要約生成と同様に利用回数がカウントされます。要約生成に成功するたびに、AI要約の利用枠1回分として消費されます。
いいえ、できません。ワークスペースルールのON／OFFを切り替えられるのはオーナーのみです。メンバーの画面ではトグルスイッチがグレーアウト（操作不可）の状態になります。
両方のルールが実行されます（重複して実行される可能性があります）。
例えば、AI要約の条件が重なった場合、同じノートに対してAI要約が二重に実行（AI要約利用枠の重複消費）されることがあります。
ルール自体はそのまま保持されます。ただし、前オーナーは操作権限を失い、新オーナーがすべての管理権限を引き継ぐことになります。
ワークスペースルールが有効化された際、システムから自動的に通知メール（送信元：no-reply@notification.notta.ai）が送信されます。
まずは迷惑メールフォルダに振り分けられていないかのご確認をご案内ください。もし迷惑メールフォルダにも届いていない場合は、詳細を調査いたしますので、サポートチームまでお問い合わせいただくようお伝えください。