ワークフローの自動化

更新 2025年04月23日 06:27

Nottaにおける作業を自動化することにより、時間と労力の節約が可能となり、一層の業務効率化が図られます。この記事では、Nottaでワークフローを自動化する方法をご紹介します。

この機能を使用するための前提条件
プラン：ビジネスプラン と エンタープライズプラン で利用可能
ロール：どのロールであっても利用できます
プラットフォーム：Notta Web版

動画ガイド

自動化ルールとは？

自動化ルールとは、特定の条件が満たされた際に、あらかじめ設定した処理を自動的に実行する仕組みです。この仕組みは、トリガー（開始条件）とアクション（実行する処理）を組み合わせた一連の流れ（ワークフロー）として構成されます。トリガーとして指定した条件に合致する出来事が起こると、自動化ルールが自動的に実行され、設定されたアクションが順番に処理されます。

例えば、会議終了時に、「定例会議」テンプレートを用いてAI要約を自動生成し、その要約をSlackチャンネルに自動共有する、といった自動化ルールを作成することができます。これにより、会議の参加者は迅速に議事録を入手でき、情報共有の効率化を図ることが可能です。

自動化ルールを作成する

Notta Web版の左下にある「自動化」をクリックします。
「自動化ルールを作成」をクリックします。
自動化ルールの名称を設定します。
トリガーを設定します。条件1（メイン条件）と条件2（サブ条件）を両方とも満たす場合に限り、自動化ルールが実行されます。現在設定可能なメイン条件は、以下の2種類です。また、設定可能なサブ条件は、選択されたメイン条件によって異なります。
アクションを設定します。現時点では、最初のアクションとして設定できるのは、AI要約の自動生成のみです。ご希望のAIテンプレートを選択してください。
最初のアクションを設定した後、「アクションを追加」をクリックすると、後続のアクションを設定できます。現在設定可能な後続アクションは、以下のとおりです。
- AI要約をSlackチャンネルに同期する
- 文字起こし結果・AI要約をGoogleドキュメントに同期する
- 文字起こし結果・AI要約・録画ファイルをGoogleドライブに同期する
- 文字起こし結果・AI要約をMicrosoft OneNoteに同期する
- 文字起こし結果・AI要約をClickUpに同期する
右下の「自動化ルールを作成」をクリックし、「保存のみ」または「保存して有効化」を選択して自動化ルールを保存します。

ご注意：

「フォルダ内の新しいノート」をトリガーとして設定した場合、ご自身が「フルアクセス」または「編集 & ダウンロード可能」の権限を持っているフォルダのみ選択可能です。
「フォルダ内の新しいノート」をトリガーとした自動化ルールは、文字起こし済みのノートに対してのみ実行されます。文字起こし処理中のノートを指定フォルダに移動した場合、自動化ルールは文字起こし完了後に実行されます。

自動化ルールを管理する

自動化ルールに対する管理権限は、ロールによって異なります。詳細については、以下の表をご参照ください。

	自動化ルール作成者	WS オーナー	WS アドミン	WS メンバー
自動化ルールの有効化	〇	✕	✕	✕
自動化ルールの無効化	〇	✕	✕	✕
自動化ルールの編集	〇	✕	✕	✕
自動化ルールの削除	〇	〇	〇	✕