ワークスペース単位の内部共有設定

ノートの共有範囲やアクセス権を、ワークスペース単位で設定できます。ワークスペース全員への共有の可否や新規作成時の公開範囲をコントロールすることで、組織の運用ポリシーに沿った情報管理が可能になります。

この機能を使用するための前提条件
プラン：ビジネスプラン と エンタープライズプラン で利用可能
ロール：オーナー と アドミン のみ設定可能
プラットフォーム：Notta Web版

概要

Nottaでは、ノートの共有範囲とアクセス権限をワークスペース単位で一括設定できます。

具体的には、ワークスペース全員への共有の許可設定や、共有時のデフォルトアクセス権の指定が可能です。なお、初期設定ではワークスペース全員への共有が許可されていますが、作成されたノートは「作成者のみ」がアクセスできる設定になっています。

この設定を活用することで、組織の運用ポリシーに合わせた柔軟な情報管理が可能になります。

ワークスペース全員への共有設定

この設定では、ノートをワークスペース全員へ共有できるかどうかを制御します。共有を許可すると、以下の操作が可能になります：

設定方法

1. 画面右上の「プロフィール画像」→「設定」をクリックします。
   
2. ワークスペース セクションにある「詳細設定」を開き、「文字起こし共有の設定」項目を確認します。
3. 「ワークスペース全員への共有を許可」の有効・無効を切り替えます。
   

設定による動作の違い

▍「ワークスペース全員への共有を許可」が有効な場合

ノートの共有設定で、共有先（コラボレーター）として「ワークスペースの全員」 を選択できるようになります。
「ワークスペース全員」に対して、閲覧のみ・編集可能などの具体的なアクセス権を付与したり、アクセス不可に設定したりすることが可能です。

▍「ワークスペース全員への共有を許可」が無効な場合

ノートの共有設定に「ワークスペースの全員」は表示されません。
ワークスペース全体を対象とした共有は行えず、共有先は個別のメンバーまたはグループを指定する必要があります。

デフォルトの公開範囲とアクセス権

ワークスペース全員への共有が許可されている場合、新しく作成されるノートのデフォルト公開範囲を設定できます。公開範囲を「ワークスペース全員」に設定した場合は、ワークスペース全員に付与するアクセス権もあわせて指定できます。

設定方法

1. 画面右上の「プロフィール画像」→「設定」をクリックします。
   
2. ワークスペース セクションにある「詳細設定」を開き、「文字起こし共有の設定」項目を確認します。
3. 「ワークスペース全員への共有を許可」を有効（ON）に切り替えます。
4. デフォルトの公開範囲を以下から選択します。
   • 作成者のみがアクセス可能
   • デフォルトでは、新しい文字起こしはワークスペースのメンバー全員に共有する

5. 「ワークスペースのメンバー全員に共有」を選択した場合は、付与するアクセス権を指定できます。作成者以外のメンバーには、ここで指定した権限が自動的に適用されます。
   

設定による動作の違い

▍公開範囲が「作成者のみがアクセス可能」の場合

新しく作成されたノートは、作成者本人のみがアクセスできる状態で作成されます。
必要に応じて、後からワークスペース全員や特定のメンバー・グループへ手動でアクセス権を付与できます。

▍公開範囲が「ワークスペースのメンバー全員に共有」の場合

新しく作成されたノートは、作成と同時にワークスペース全員に共有されます。
この場合、作成者以外のメンバーには、設定で指定したアクセス権（閲覧のみ／編集可能／編集＆ダウンロード可能／フルアクセス）が自動的に付与されます。

▍フォルダ権限による公開範囲の制限について

フォルダ内でノートを作成する場合、そのノートはフォルダのアクセス権限を継承する仕様となっています。そのため、フォルダの設定によっては、ワークスペースのデフォルト公開範囲よりも狭くなり、一部のメンバーに限定される、または作成者本人のみアクセス可能となる場合があります。

なお、エンタープライズプランでは、「メンバーによるフォルダ作成を制限する」設定をご利用いただけます。この設定により、フォルダを作成できるユーザーを管理者（オーナー・アドミン）のみに制限でき、フォルダごとのアクセス権設定による運用のばらつきを抑えることが可能です。