ワークスペース内にある文字起こし記録やフォルダにアクセスできる権限のことを、「アクセス権」と言います。記録やフォルダに対してメンバー/グループごとにアクセス権を設定することで、その記録やフォルダに対する操作を制御することができます。例として、こんな場合に便利です。
- 特定のメンバーは編集を許可したいが、その他は閲覧のみとしたい場合
- 特定の記録・フォルダを、特定のグループにのみ見えるようにしたい場合
- 特定の記録・フォルダを、特定のメンバーに見えたくない場合
アクセス権の種類
設定できるアクセス権は、「フルアクセス」「編集可能」「閲覧のみ」「アクセス不可」の４つです。
- フルアクセス：記録の編集と他のメンバーの招待など、すべての操作権限があります。
- 編集可能：記録またはフォルダの編集は可能ですが、他のメンバーを招待できません。
- 閲覧のみ：記録またはフォルダの閲覧は可能ですが、編集や他のメンバーの招待はできません。
- アクセス不可：記録またはフォルダにアクセスする許可がありません。
権限レベル早見表
| 表示 | 閲覧 | タグ付け | 記録とフォルダの編集 | メンバーの招待 | 権限変更 | |
| フルアクセス | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| 編集可能 | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| 閲覧のみ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| アクセス不可 | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
ワークスペース内のメンバー権限説明表
| 種類 | 操作説明 | メンバー | アドミン | オーナー | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|
| 記録・フォルダ | Chrome拡張機能経由で文字起こし記録生成 | パブリックフォルダに保存 | |||
| 録音経由で文字起こし記録生成 | フォルダの権限に依存する | ||||
| ファイルインポート経由で文字起こし記録生成 | フォルダの権限に依存する | ||||
| Notta Bot経由で文字起こし記録生成 | フォルダの権限に依存する | ||||
| フォルダの作成 | ✅ | ✅ | ✅ | ||
| 記録をゴミ箱に入れる | ✅ | ✅ | |||
| 記録の復元 | ✅ | ✅ | |||
| 契約管理 | ビジネスプランの解約 | ✅ | |||
| 契約ユーザー数の変更 | ✅ | ||||
| 機能 | 音声データの エクスポート |
ファイルへのフルアクセス権限を持っている場合のみ可能 | |||
| テキストデータの エクスポート |
ファイルへのフルアクセス権限を持っている場合のみ可能 | ||||
| Notionにエクスポート | ファイルへのフルアクセス権限を持っている場合のみ可能 | ||||
| 自動文章校正 | ファイルへの編集可能権限を持っている場合のみ可能 | ||||
| 発言者名前の編集 | ✅ | ✅ | ✅ | ファイルへの編集可能権限を持っている場合のみ可能 | |
| 文字起こし結果の翻訳 | ✅ | ✅ | ✅ | ファイルへの編集可能権限を持っている場合のみ利用可能 閲覧のみ権限を持っている場合は閲覧のみ |
|
| 再生速度の調整 | ✅ | ✅ | ✅ | ||
| 経過時間を隠す | ✅ | ✅ | ✅ | ||
| 無音スキップ | ✅ | ✅ | ✅ | ||
| チームメンバー 管理 |
メンバーの追加・削除 | ✅ | ✅ | ||
| アドミンへの アップグレード |
✅ | ✅ | |||
| アドミンへの ダウングレード |
✅ | ✅ | |||
| グループの追加・削除・変更・確認 | ✅ | ✅ | |||
| グループ内メンバーの追加・削除・変更・確認 | ✅ | ✅ | |||
| ワークスペースの削除 | ✅ | ||||
| オーナー権限の譲渡 | ✅ | ||||
| ワークスペース 管理 |
ワークスペース名の変更 | ✅ | ✅ | ||
| ワークスペースロゴの 変更 |
✅ | ✅ | |||
| ゴミ箱から記録の復元 | ✅ | ✅ | |||
| ゴミ箱から記録の 完全削除 |
✅ | ✅ | |||
| 個人アカウント 管理 |
個人アカウントの削除 | ✅ | ✅ | ✅ |
各操作に対する権限説明表
| 対象 | 操作 | フルアクセス | 編集可能 | 閲覧のみ |
アクセス不可 |
備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 記録 | 記録の閲覧（文字起こし結果、タグ付けの内容、翻訳結果を含む） | ✅ | ✅ | ✅ | ||
| タイトルの編集 | ✅ | ✅ | ||||
| テキストの編集 | ✅ | ✅ | ||||
| タグの削除・追加 | ✅ | ✅ | ||||
| タグの種類の変更 | ✅ | ✅ | ||||
| タグ付け内容の変更 | ✅ | ✅ | ||||
| 発言者名前の編集 | ✅ | ✅ | ||||
| 発言者の追加 | ✅ | ✅ | ||||
| アクセス権の変更 | ✅ | |||||
| Web上での公開 | ✅ | |||||
| 他のグループメンバーの招待 | ✅ | |||||
| ゴミ箱に入れる | ✅ | ✅ | ||||
| 他のフォルダに移動 | ✅ | ✅ | 移動元の記録（或いはフォルダ）と移動先フォルダの編集権限（或いはそれ以上の権限）が必要 | |||
| 発言内容の結合 | ✅ | ✅ | ||||
| テキストデータのエクスポート | ✅ | |||||
| 音声データのエクスポート | ✅ | |||||
| Notionにエクスポート | ✅ | |||||
| 翻訳結果の確認 | ✅ | ✅ | ✅ | |||
| 翻訳機能の利用 | ✅ | ✅ | ||||
| 自動文章校正結果の確認 | ✅ | ✅ | ✅ | |||
| フォルダ | フォルダの生成 | ✅ | ✅ | ✅ | ||
| 記録の閲覧（文字起こし結果、タグ付けの内容、翻訳結果を含む） | ✅ | ✅ | ✅ | |||
| フォルダ名の編集 | ✅ | ✅ | ||||
| フォルダでの記録作成 | ✅ | ✅ | ||||
| 他のグループメンバーの招待 | ✅ | |||||
| フォルダの完全削除 | ✅ | |||||
| 権限管理 | 他のグループメンバーの招待 | ✅ | ||||
| 「アクセス不可」に変更 | ✅ | |||||
| 「閲覧のみ」に変更 | ✅ | |||||
| 「編集可能」に変更 | ✅ | |||||
| 「フルアクセス」に変更 | ✅ | |||||
| グループ・メンバー権限の削除 | ✅ |
おすすめの権限管理ソリューション
チームで記録を共有しているときに、メンバーへの共有漏れが発生することがよくあります。例として、共有されなかった人はアクセス権を要求しなければならず、作業に遅延が発生します。
部門やプロジェクトごとにグループを分割し、フォルダを権限管理のベースとすることをお勧めします。
部門ごとにグループを作成する
グループの作成方法としては、技術部、人事部、マーケティング部、営業部など、会社の各チームごとに作成して、メンバーを追加することをおすすめします。
また、特定の記録に 1 人または 2 人のユーザーの権限を変更する必要がある場合は、いつでも個別の権限を使用できます。
部門・プロジェクトごとにフォルダを作成する
フォルダの作成方法としては、技術部、人事部、マーケティング部、営業部など、会社の各チームごとに作成して、権限を設定することをおすすめします。
状況に応じて、プロジェクトのグループごとに作成してみるのもおすすめします。
フォルダを作成する時、該当するメーバーやグループに追加することが可能です。
一度設定すれば、部門やプロジェクトごとにフォルダで一緒に作業することができます。
よくあるご質問
Q1. メンバーがアカウントを削除したら、そのメンバーの生成された記録の権限についてどのようになりますか？
A1. メンバーがアカウントを削除すると、そのメンバーのリソース（記録・フォルダ）は該当のワークスペースに帰属します。そのメンバーの生成された記録の権限はオーナーに移り、オーナーとアドミンはフルアクセスになります。
Q2. メンバーがワークスペースから削除したら、そのメンバーの生成された記録の権限についてどのようになりますか？
A2. メンバーがワークスペースから削除すると、そのメンバーのリソース（記録・フォルダ）は該当のワークスペースのオーナーに帰属します。そのメンバーの生成された記録の権限はオーナーに移り、オーナーとアドミンはフルアクセスになります。
※この時点で同じメンバーを再度追加しても、新規メンバーとしての権限しか付与されません。
Q3. メンバーが同時に2つのグループ（グループの権限が異なる）に所属している場合、メンバーの権限はどのようになりますか？
A3. メンバーが同時に2つのグループ（グループの権限が異なる）に所属している場合、そのメンバーは上位の権限を取得しています。
例として、このメンバーはAグループ（フルアクセル）とBグループ（アクセル禁止）同時に所属している場合、そのメンバーの権限はフルアクセルになります。