以下の設定により、不要なノートおよびフォルダを一定期間後に自動削除するように設定できます。
この機能を使用するための前提条件
プラン：エンタープライズプランで利用可能
ロール：オーナーのみ設定可能
プラットフォーム：Notta Web版
- 画面右上の「プロフィール画像」→「設定」をクリックします。
- 設定画面左側のナビゲーションバーにカーソルを合わせて、下にスクロールします。「セキュリティ」が表示されましたら、それをクリックします。
- 「削除設定」画面にて、「ノートおよびフォルダの自動削除」をオンに切り替えます。
- 「指定した日数より古いノートおよびフォルダを自動的に削除」の横にあるペンアイコンをクリックし、1から365までの日数を入力することで、作成日から起算して指定された保存日数を超えたファイルまたはフォルダが自動的に削除されます。
フォルダとファイルの保存期限が異なる場合の処理方法（削除ルール）を、以下の3つから選択できます。
A. 期限切れファイルと不要フォルダの削除（推奨）【動作】 フォルダ自体が期限切れでも、中に有効な（期限内の）ファイルが残っている場合は削除されません。中身がすべて期限切れとなり、かつフォルダも期限切れとなった時点で削除される、安全な設定です。
例： 保存期限が「3日」のフォルダの中に、今日作成したばかりの「新しいノート」がある場合、フォルダは3日経っても削除されません。B. ノートのみを削除【動作】 期限切れのノート（ファイル）のみを削除し、フォルダは保持されます。フォルダは保存期限を過ぎても、空の状態で残り続けます。
例： 保存期限「3日」が経過すると、中のノートは自動的に削除されますが、フォルダ自体は4日目以降も削除されず、そのまま残ります。C. 期限切れフォルダを削除【動作】 フォルダが期限切れになると、中身を確認せずに即座に削除されます。中に期限内のファイルが含まれていても、フォルダごとすべて削除されてしまうため、ご注意ください。
例： 保存期限「3日」のフォルダの中に、今日作成したばかりのノートが入っていても、フォルダが3日を迎えた時点で強制的に削除されます。- 指定した削除ルールに基づき実行するアクションを選択してください。「ゴミ箱に移動する」または「完全に削除する」から選択可能です。
ご注意：
- 自動削除はリアルタイムではなく、1日1回、固定時刻に実行されます。そのため、保存期限を超えたデータであっても、次回の実行時刻を迎えるまでは削除されずに残る場合があります。
- 自動削除の設定変更が反映されるまで、最大で24時間かかることがありますが、通常はそれより短時間で完了します。
- 実行状況や操作の履歴は、「操作ログ」→「ノート操作」から確認できます。