Nottaのエンタープライズプランでは、管理者がメンバーの招待・削除・ロールやグループの更新を一度にまとめて実行できます。これにより、大規模組織でも効率的にメンバー管理が行え、複数の操作を個別に実施する手間を省くことが可能です。
この機能を使用するための前提条件
プラン：エンタープライズプラン でのみ利用可能
ロール：オーナー と アドミン のみ設定可能
プラットフォーム：Notta Web版
本機能のメリット
ビジネスプランでも利用できるメンバーの招待、削除、ロール／グループの更新といった基本的なメンバー管理操作は、それぞれ別々のフローで個別に実行する必要があります。各操作の詳細手順については、以下のヘルプ記事をご参照ください。
一方、エンタープライズプランでは、これらの操作を1つのフローでまとめて実行できます。この機能により、大規模組織におけるメンバー管理が大幅に効率化され、管理にかかる工数を大幅に削減できます。
ステップ１：メンバーリストの作成と準備
- パソコンからNotta Web版にログインします。
- 画面右上の「プロフィール画像」→「メンバーを招待」をクリックするか、画面左下の「メンバー招待」をクリックします。
- 「追加のみ」用のメンバー招待画面が自動的に表示される場合があります。その場合は、右上の「✖️」をクリックして画面を閉じてください。
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「メンバーを一括でアップロード」をクリックし、続けて「メンバー・グループ・ロールを更新 」を選択します。
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メンバーリスト（CSVファイル）をダウンロードします。テンプレートダウンロード時に、「現在のメンバーリスト」または「空白テンプレート」を選択できます。
- 現在のメンバーリスト：現在のメンバー情報を元に更新・削除を行いたい場合に選択します。このリストをベースに、変更箇所だけを修正していくことを推奨します
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空白テンプレート： ゼロからメンバーリストを作成する場合に選択します。
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CSV形式に対応したエディタ（Excelなど）でファイルを開き、必要に応じて以下の変更を行ってください。
- 新規招待：新しい行を追加し、正しいメールアドレスなどを入力します。
- メンバー削除：削除したい該当メンバーの行全体を削除します。
- ロール／グループ変更：該当メンバーの行にある、「ロール」列または「グループ」列の情報を修正します。
メンバーリストの形式と入力要件
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「#」で始まる行は説明文として扱われ、アップロードおよび検証処理には影響しません。
- ファイル内には必ず、「メール」「ロール」「グループ」の3列を含む1行が必要です。この行がヘッダー行として認識され、それ以降の行が実際のユーザー情報として処理されます。
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「メール」列には、有効なメールアドレスを入力してください。
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「ロール」列には、「オーナー」「アドミン」「メンバー」のいずれかを入力してください。空欄の場合、自動的に「メンバー」として設定します。
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本機能ではオーナー権限の移行はサポートしていません。そのため、「オーナー」と指定されたユーザーは、現在のワークスペースオーナーと一致している必要があります。
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「グループ」列には、該当ユーザーを所属させたいグループ名を入力してください。グループの指定は任意で、空欄でも問題ありません。複数のグループを指定する場合は、カンマ（,）で区切って入力してください。
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1回あたり最大20,000件のデータを処理できます。
ステップ２：ファイルのアップロードと変更内容の確認
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編集が完了したメンバーリストをNottaにアップロードします。ファイルをアップロードすると、システムが自動的に初期チェックを実行します。
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エラーが検出された場合：エラーメッセージが表示されます。エラーファイルをダウンロードして詳細を確認し、ファイルを修正してから再度アップロードしてください。
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エラーが検出されない場合：次のステップ（更新内容の最終確認）へ進んでください。
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エラーが検出された場合：エラーメッセージが表示されます。エラーファイルをダウンロードして詳細を確認し、ファイルを修正してから再度アップロードしてください。
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初期チェックが完了すると、Nottaは追加・削除・更新の対象となるメンバーリストを表示します。以下では、それぞれの変更タイプ（追加・削除・更新）のリストの見方について説明します。
新規メンバー追加- 新規追加数：リスト上部の「新規追加」ラベルに、追加されるユーザーの総数が表示されます。
- 招待リンクの期限：「リンク有効期間」で、招待メールに記載されるリンクの有効期限を設定できます。
- メンバー情報の確認：各メンバーのメールアドレス、ロール、グループの設定内容を確認できます。
- リストの続きを表示：画面右下にある「○件のデータを展開」をクリックすると、非表示になっているメンバーリストの続きを確認できます。
メンバー削除- 削除数：リスト上部の「削除」ラベルに、削除されるユーザーの総数が表示されます。
- メンバー情報の確認：削除対象となる各メンバーのメールアドレス、ロール、所属グループを確認できます。
- データ所有権の引き継ぎ（必須）：削除されるユーザーが所有していたデータの所有権は、自動的にワークスペースオーナーへ移行します。この所有権の移行をスキップしたり、譲渡先を変更したりすることはできません。なお、削除されたユーザーが後に再びワークスペースへ参加しても、元の所有権は復元されません。
- 散在データの整理・格納：フォルダに保存されていないデータの処理方法を設定できます。「メンバーの新しいフォルダに移動」にチェックを入れると、システムがそのメンバー名を冠した新しいフォルダを自動作成し、そのメンバーが作成者で、いずれのフォルダにも所属していないファイルを集約して格納します。
- リストの続きを表示：画面右下にある「○件のデータを展開」をクリックすると、非表示になっているメンバーリストの続きを確認できます。
メンバーのロール／グループ更新- 更新数：リスト上部の「更新」ラベルに、情報が変更されるユーザーの総数が表示されます。
- 変更前後の情報確認： 各メンバーのメールアドレスに加え、変更前後のロール、変更前後のグループの設定内容を確認できます。
- リストの続きを表示：画面右下にある「○件のデータを展開」をクリックすると、非表示になっているメンバーリストの続きを確認できます。
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リストの内容を最終確認の上、「変更を確認」をクリックしてください。
ご注意：メンバーのロールやグループの更新、およびメンバーの削除は、対象メンバーが持つ一部の機能やデータへのアクセス権に影響を与える可能性があります。アクセス権の変更による業務への影響を避けるため、組織内でNottaの利用が少ない時間帯に実施することを推奨します。
ステップ３：更新の実行と完了
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更新の実行中は、データの整合性保持のため、他の管理者によるメンバー管理操作は一時的に制限されます。実行の進捗状況は、画面右下で確認できます。
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処理が完了すると、管理者宛てに更新結果を通知するメールが送信されます。
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一括処理中にエラーが発生した場合、Nottaはエラーファイルを提供します。たとえば、一部のユーザー招待に失敗した場合は、下図のような画面が表示されます。エラーの詳細や原因を確認するには、「ダウンロード」をクリックしてエラーファイルを取得してください。