ノートをエージェントフォルダへ自動移動する

自動振り分けルールを設定することで、対象となるカレンダー予定の文字起こし結果を自動でエージェントフォルダへ移動できます。これにより、分析待ちの営業関連の会議を素早く分類され、手作業での分類工数を削減できます。

この機能を使用するための前提条件
プラン:セールスエージェントを導入済みのビジネス・エンタープライズプランで利用可能
ロール:オーナーアドミン のみ設定可能
プラットフォーム:Notta Web版

自動振り分けの仕組み

自動振り分け機能は、カレンダー予定に含まれる参加者情報に基づいて動作します。カレンダー予定の文字起こし記録が作成されると、事前に設定された条件を使用して、対象となる参加者のメールアドレスドメインを特定します。その後、条件を満たすカレンダー予定の文字起こし結果を自動でエージェントフォルダへ振り分けられます。

流れは以下のようになります:

トリガー:文字起こしが完了する

↪︎組み込み条件:その記録がカレンダー予定の文字起こし結果である

↪︎カスタム条件:参加者のメールアドレスドメインが自動振り分け基準を満たしている

↪︎アクション:ノートがエージェントフォルダへ振り分けられる

 

カスタム条件の概要

「カレンダー予定の文字起こし」は必須の組み込み条件であり、変更することはできません。しかし、これに加えて、ユーザーが設定できるカスタム条件が2つあります。

指定したドメイン以外の外部参加者が含まれている

「指定したドメイン以外の外部参加者が含まれている」は、組織外の外部参加者(例:顧客)を対象とした条件です。

この条件は現在、組織に属するメンバーを除外することで外部参加者を識別します。この条件を有効にした場合、組織のメンバーとして認識するメールアドレスのドメインを最大20件まで入力できます。これらのドメインを持つユーザーは内部参加者と見なされ、外部参加者としてはカウントされません。

指定した内部参加者のいずれかが含まれている
「指定した内部参加者のいずれかが含まれている」は組織に属する内部参加者(例:営業担当者、営業マネージャー)を対象とした条件です。この条件を有効にした場合、現在のNottaワークスペースからメンバーまたはグループを既知の内部参加者として選択できます。

 

自動振り分けのドメイン条件を設定する

  1. Notta Web版の左側サイドバーで「セールスエージェント」をクリックし、画面右上の「設定」をクリックします。
    sales-agent-settings-jp.png
  2. 「基本設定」タブでは、「ファイルの自動振り分け」が表示されます。
    auto-move-jp-01.png
  3. 設定したい条件のトグルをオンにし、画面の案内に従って設定を行います。これら2つの条件セットは、単独でも、組み合わせてでも使用できます。
    • 単独で使用:いずれか1つの条件のみを有効にした場合、その条件を満たすすべてのノートが自動でエージェントフォルダに移動します。
    • 組み合わせて使用:両方の条件を同時に有効にした場合、ノートは両方の条件を満たした場合にのみ移動します。
  4. 条件の設定が完了したら、「保存」をクリックして変更を保存します。
    auto-move-jp-02.png

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